Verbindliche Regelungen für Nutzung, Sicherheit, Ablauf und Kommunikation
Die Dokumentation beschreibt die grundsätzlichen Rahmenbedingungen und Abläufe für die Nutzung der haustierbezogenen Services am Arbeitsplatz, die das Unternehmen seinen Mitarbeitenden als freiwillige soziale Leistung anbietet.
Ziel ist es, dass die Leistungen sicher, einheitlich und vertrauenswürdig genutzt werden, alle Beteiligten ihre Rollen und Pflichten kennen, und Abläufe, Buchung, Kommunikation und Rückmeldung klar geregelt sind. Mit dieser Dokumentation schafft das Unternehmen Verlässlichkeit, Vertrauen und Transparenz. Die Pet Services werden damit sicher, strukturiert und nachhaltig betreibbar – zur Entlastung im Alltag und als Zeichen echter Fürsorge.
Diese Regelung gilt für alle haustierbezogenen Services, die das Unternehmen anbietet oder vermittelt, z. B.: Gassi-Service, externe Tagesbetreuung, mobiler Tierarzt, Haustier-Shuttle, Buchungsplattform & Informationsangebote, alle Mitarbeitenden, die diese Leistungen freiwillig nutzen, alle Dienstleister, die über das Unternehmen beauftragt sind und alle Kommunikations- und Buchungskanäle (App, Intranet, Helpdesk).
Freiwilligkeit und Fair Use
Alle Leistungen sind freiwillig nutzbar, auf Basis von Verfügbarkeit.
Es besteht kein Anspruch auf regelmäßige Nutzung, bei hoher Nachfrage kann es zu Wartezeiten kommen.
Missbrauch (z. B. Platzbuchung ohne Absicht zur Nutzung) kann zur Sperrung führen.
Zugang & Buchung
Zugang nur für aktive Mitarbeitende mit gültigem Mitarbeitendenprofil.
Buchung ausschließlich über das interne Portal oder die App.
Bei Nutzung von Tiertransport oder medizinischen Leistungen: verpflichtende Anmeldung mit Haftpflicht- und Impfstatus des Tieres.
Tierprofil & Dokumentation
Für die Nutzung bestimmter Leistungen (z. B. Gassi-Service, Betreuung) ist ein Tierprofil anzulegen: Name, Tierart, Besonderheiten
Notfallkontakt
Impfnachweis (Upload möglich)
Versicherungsschein (bei Bedarf)
Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen
Das Tier muss gesund, geimpft, haftpflichtversichert und sozialverträglich sein.
Der Dienstleister ist berechtigt, ein Tier bei akuten Auffälligkeiten oder Gefahren nicht anzunehmen.
Aggressives Verhalten, mangelnde Sozialisierung oder übermäßiges Bellen können zum Ausschluss von bestimmten Services führen.
Im Notfall (z. B. Erkrankung während der Betreuung) wird der/die Mitarbeitende informiert und ggf. ein Tierarzt hinzugezogen.
Gassi-Service / Tierbetreuung
Abholung durch gekennzeichnete Personen am vereinbarten Ort/Zeitfenster.
Betreuung erfolgt extern, außerhalb des Unternehmensgeländes.
Rückgabe am vereinbarten Rückgabeort, mit kurzer Info zum Ablauf (z. B. via App).
Mobiler Tierarzt
Findet an angekündigten Tagen statt – nach vorheriger Online-Anmeldung.
Impf- und Gesundheitsdaten müssen vollständig vorliegen.
Die medizinische Verantwortung liegt beim jeweiligen Tierarzt – nicht beim Unternehmen.
Verantwortlichkeiten
Rolle
Aufgabe
HR / Hospitality Team
Koordination, Anbietersteuerung, Kommunikation
Dienstleister
Durchführung, Dokumentation, Rückmeldung bei Störungen
Mitarbeitende
Buchung, Einhaltung von Fristen, vollständige Informationen
Kommunikation / IT
Sichtbarkeit im Intranet / technische Betreuung des Buchungssystems
Feedback & Rückmeldung
Nach Nutzung kann über die App oder das Portal eine Bewertung abgegeben werden.
Kritik, Anregungen und Beschwerden werden über das zentrale Feedbackformular gemeldet.
Bei wiederholten Störungen / Problemen: direkte Eskalation an das Hospitality-Team.
Datenschutz & Vertraulichkeit
Alle Daten zu Tieren und Buchungen werden ausschließlich für den Servicebetrieb verarbeitet.
Es werden keine Gesundheitsdaten von Tieren oder Haltern gespeichert, außer bei expliziter Zustimmung (z. B. Impfstatus).
Die Plattform ist DSGVO-konform, verschlüsselt und intern geschützt.
Kommunikation & Sichtbarkeit
Informationen werden über das Intranet und die App bereitgestellt.
Bei Änderungen an Angeboten, Dienstleistern oder Terminen erfolgen Benachrichtigungen per Push oder Mail.
Regelmäßige Erinnerungen und „Pet-News“ erhöhen die Sichtbarkeit des Angebots.
Gültigkeit & Aktualisierung
Diese Dokumentation gilt standortübergreifend für alle angebotenen Pet Services.
Aktualisierungen erfolgen mindestens einmal jährlich oder bei Einführung neuer Leistungen.
Die aktuellste Version ist im Intranet (unter „Pet Services – Infos & Regeln“) einsehbar.
