Intranet als Kommunikationsmittel

Bei der Umsetzung dieser Vorteile setzen Unternehmen in Hospitality und verwandten Sektoren zunehmend auf spezialisierte Intranet-Lösungen bzw. Mitarbeiter-Apps. Ein kritischer Blick zeigt jedoch, dass es verschiedene Ansätze gibt und dass die Wahl der richtigen Lösung entscheidend für den Erfolg ist.

Traditionelle Intranets – oft als reine Informationsportale im Intranet des Unternehmens realisiert – stießen in diesen Branchen an Grenzen. Hotels und Restaurants versuchten früher teils, Informationen über E-Mail-Verteiler oder sogar über geschlossene Facebook-Gruppen zu teilen. Diese Ansätze erwiesen sich als suboptimal: E-Mail-Newsletter verfehlten mangels persönlicher Adressen bis zur Hälfte der Mitarbeiter, und die Nutzung kommerzieller sozialer Netzwerke brachte Bedenken bezüglich Datenschutz und Datenhoheit mit sich. So wollte beispielsweise die schwedische Friseurkette Björn Axén interne Manuals und Richtlinien nicht länger über Facebook-Gruppen verteilen, da unklar war, wem die Daten dort gehören, und einige Mitarbeiter gar kein Facebook-Konto anlegen wollten. Die Einsicht setzte sich durch, dass eine neutrale, unternehmenseigene Plattform nötig ist, auf der der Datenschutz gewährleistet ist und die alle Mitarbeitenden erreichen kann. Moderne Intranet-Anbieter reagieren darauf mit Lösungen, die von Grund auf DSGVO-konform gestaltet sind und volle Kontrolle über die Daten beim Unternehmen belassen.

In der Hotellerie hat sich in den letzten Jahren eine ganze Reihe von Branchenlösungen etabliert. Ein prominentes Beispiel ist hotelkit, eine webbasierte soziale Intranet-Plattform, die speziell für Einzelhotels und Hotelketten entwickelt wurde. Hotelkit adressiert typische Problemfelder der Branche – u.a. fehlende E-Mail-Adressen, Schichtbetrieb und hohe Fluktuation – und integriert Funktionen wie digitale Übergabebücher, News-Feeds, Ideenplattform, digitales Hotelhandbuch, Aufgaben-Management, Terminplanung und Umfragetools. Ziel solcher Lösungen ist es, analoge Kommunikationsmittel (Memos, Excel-Listen, gedruckte Handbücher) abzulösen und einen einheitlichen digitalen Informationshub bereitzustellen. Erste Erfahrungen zeigen, dass damit die interne Kommunikation effizienter und transparenter wird, Qualitätsmanagement modernisiert und Mitarbeitende besser geschult sowie eigenständiger agieren können. Ähnliche Plattformen – etwa Beekeeper, Staffbase oder Ziik – werden in Hotels und Gastronomiebetrieben eingesetzt, um vor allem nicht am Schreibtisch arbeitende Teams über das Smartphone anzubinden. Eine Untersuchung nennt gerade Hotelketten als Vorreiter bei Mitarbeiter-Apps, da deren Belegschaft räumlich verteilt ist und viele Teilzeitkräfte umfasst. In diesem Umfeld bot die mobile App von Beekeeper beispielsweise eine intuitive Lösung, um alle 70 Hotels der Leonardo-Gruppe mit 2.500 Mitarbeitenden zu vernetzen – ein mehrmonatiger Praxistest mit 50 ausgewählten Mitarbeitern führte zum klaren Votum für dieses Tool wegen seiner einfachen Bedienbarkeit. Wichtig ist hier der kritische Erfolgsfaktor Usability: Nur wenn ein Intranet für alle Nutzer ohne große Schulung verständlich und ansprechend ist, wird es in der Praxis akzeptiert. Die Erfahrung zeigt, dass Lösungen mit klarer, smartphone-optimierter Benutzeroberfläche (ähnlich populären Social-Media-Apps) deutlich höhere Beteiligungsraten verzeichnen.

In der Hotellerie hat sich in den letzten Jahren eine ganze Reihe von Branchenlösungen etabliert. Ein prominentes Beispiel ist hotelkit, eine webbasierte soziale Intranet-Plattform, die speziell für Einzelhotels und Hotelketten entwickelt wurde. Hotelkit adressiert typische Problemfelder der Branche – u.a. fehlende E-Mail-Adressen, Schichtbetrieb und hohe Fluktuation – und integriert Funktionen wie digitale Übergabebücher, News-Feeds, Ideenplattform, digitales Hotelhandbuch, Aufgaben-Management, Terminplanung und Umfragetools. Ziel solcher Lösungen ist es, analoge Kommunikationsmittel (Memos, Excel-Listen, gedruckte Handbücher) abzulösen und einen einheitlichen digitalen Informationshub bereitzustellen. Erste Erfahrungen zeigen, dass damit die interne Kommunikation effizienter und transparenter wird, Qualitätsmanagement modernisiert und Mitarbeitende besser geschult sowie eigenständiger agieren können. Ähnliche Plattformen – etwa Beekeeper, Staffbase oder Ziik – werden in Hotels und Gastronomiebetrieben eingesetzt, um vor allem nicht am Schreibtisch arbeitende Teams über das Smartphone anzubinden. Eine Untersuchung nennt gerade Hotelketten als Vorreiter bei Mitarbeiter-Apps, da deren Belegschaft räumlich verteilt ist und viele Teilzeitkräfte umfasst. In diesem Umfeld bot die mobile App von Beekeeper beispielsweise eine intuitive Lösung, um alle 70 Hotels der Leonardo-Gruppe mit 2.500 Mitarbeitenden zu vernetzen – ein mehrmonatiger Praxistest mit 50 ausgewählten Mitarbeitern führte zum klaren Votum für dieses Tool wegen seiner einfachen Bedienbarkeit. Wichtig ist hier der kritische Erfolgsfaktor Usability: Nur wenn ein Intranet für alle Nutzer ohne große Schulung verständlich und ansprechend ist, wird es in der Praxis akzeptiert. Die Erfahrung zeigt, dass Lösungen mit klarer, smartphone-optimierter Benutzeroberfläche (ähnlich populären Social-Media-Apps) deutlich höhere Beteiligungsraten verzeichnen.

Trotz vieler positiver Erfahrungsberichte ist ein kritischer Blick auf bestehende Lösungen angebracht. Nicht jede Intranet-Einführung ist automatisch ein Erfolg – einige scheitern an mangelnder Nutzung oder ungeeigneter Gestaltung. So berichten Experten, dass in manchen Unternehmen selbst moderne Social Intranets kaum Interaktion erzeugen, wenn die Kultur dies nicht unterstützt (z.B. wenn Kommentare oder offene Diskussionen unüblich sind). Auch Inhalte und Pflege sind kritisch: Ein Intranet ohne aktuelle, relevante Inhalte oder mit unübersichtlicher Struktur wird von Mitarbeitern gemieden. Viele Anbieter werben damit, alle Informationen an einem Ort zu bündeln, doch dies gelingt nur, wenn klare Regeln für Content-Verantwortlichkeiten gelten und alte Informationen regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht oder archiviert werden. Ein unkoordiniert gewachsenes Intranet kann unübersichtlich werden und Nutzer frustrieren (Stichwort „Findest du doch im Intranet“, das eher hilflos wirkt, wenn die Suche erfolglos bleibt). Deshalb ist bei der Auswahl einer Lösung auch auf Administrationstools zu achten – z.B. Rechtekonzepte, mit denen bestimmte Zielgruppen oder Abteilungen eigene Bereiche erhalten, sowie Reporting-Funktionen, die den Verantwortlichen zeigen, wie stark das Intranet genutzt wird. Insgesamt zeigt die Marktbeobachtung: Es gibt eine Bandbreite an Intranet-Varianten, von schlanken Apps bis zu umfassenden Digital-Workplace-Plattformen. Im Facility Management der Hospitality- und Friseur-Branche sollten Entscheider jene Lösung kritisch auswählen, die funktional passt, von der Belegschaft akzeptiert wird und den Spagat zwischen Einfachheit und Leistungsumfang schafft.

Auf Basis der genannten Erkenntnisse lässt sich ein Rahmenkonzept für ein ideales Intranet-System in Hotels, Gastronomie und größeren Friseurbetrieben entwerfen. Dieses Konzept berücksichtigt die spezifischen Anforderungen dieser Branchen und soll Skalierbarkeit, Usability und Service-Orientierung vereinen.

• Benutzerzentriertes Design und Mobile First: Da viele Mitarbeitende in Hotels und Salons keinen PC-Arbeitsplatz haben, muss das Intranet primär auf Smartphones und Tablets nutzbar sein. Eine intuitive Bedienoberfläche mit klarer Navigation und App-Charakter ist entscheidend, sodass auch technisch weniger versierte oder zeitlich eingespannte Mitarbeiter (etwa Servicekräfte zwischen Kundenterminen) schnell damit zurechtkommen. Im Idealfall ist die Anwendung so selbsterklärend, dass keine aufwändigen Schulungen nötig sind. Kurze Ladezeiten, offline-Verfügbarkeit für kurze Tunnelzeiten (z.B. im Keller) und eine übersichtliche Darstellung von Inhalten gehören dazu.

• Skalierbarkeit und Mandantenfähigkeit: Ein ideales Intranet lässt sich leicht auf mehrere Standorte und wachsende Teams ausdehnen. Neue Mitarbeiter können unkompliziert hinzugefügt, ausscheidende rasch entfernt werden, ohne dass die Plattform an Performance verliert. Für Kettenstrukturen ist eine Mandanten- bzw. Multisite-Fähigkeit wichtig: lokale Inhalte (etwa standortspezifische Ankündigungen) können getrennt von globalen Unternehmensnews verwaltet werden. Gleichzeitig muss das System mehrsprachig anpassbar sein, da gerade im Gastgewerbe Teams häufig international zusammengesetzt sind.

• Zentrale Informationsdrehscheibe: Das Intranet fungiert als Single Source of Truth für alle mitarbeiterrelevanten Informationen. Betriebsrichtlinien, Prozesse und Standards sollen an zentraler Stelle aktuell gehalten und für jeden leicht auffindbar sein. Konkret umfasst dies digitale Handbücher (z.B. Service-Standards im Hotel, Hygiene- und Sicherheitsvorschriften, Leitfäden für den Umgang mit Kunden), Vorlagen und Formulare (Urlaubsanträge, Schichtplantausch, Bestellformulare) sowie wichtige Kontaktdaten und Organigramme. Gerade Quality- und Prozessdokumentation sollte im Intranet integriert und versioniert verfügbar sein, damit Know-how trotz Mitarbeiterwechsel erhalten bleibt.

• Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen: Neben statischen Inhalten sollte ein ideales Intranet dynamische Kommunikationskanäle bieten. Dazu gehören News-Feeds für offizielle Mitteilungen (mit der Möglichkeit zum Feedback), Gruppen-Chats oder Foren für Teams und Fachgruppen sowie 1:1-Kommunikation. Beispielsweise könnten eigene Gruppen für Schichtplanung, Abteilungs-News oder Projekte eingerichtet werden. Mitarbeiter-Apps wie Beekeeper oder Ziik zeigen, dass solche Gruppen etwa zum Tauschen von Schichten oder zum bereichsübergreifenden Austausch (z.B. aller Rezeptionsmitarbeiter einer Hotelkette) sehr nützlich sind. Wichtig ist eine selektive Adressierbarkeit: Das System sollte erlauben, Nachrichten an bestimmte Zielgruppen zu senden (z.B. nur das Küchenteam, nur Auszubildende, nur Führungskräfte). Dadurch erhalten Mitarbeiter für sie relevante Infos, ohne von allgemeinen Meldungen überflutet zu werden. Ergänzend fördern Funktionen wie Likes, Kommentare und Umfragen die Interaktion und geben der Belegschaft ein Mitsprachgefühl.

• Echtzeit-Updates und Push-Benachrichtigungen: Das Intranet sollte aktive Benachrichtigungen anbieten, um die „Push“-Lücke zu schließen, die klassische Intranets als Pull-Medium haben. Push-Nachrichten aufs Smartphone stellen sicher, dass dringend zu lesende Informationen (z.B. eine kurzfristige Änderung im Dienstplan oder eine Sicherheitswarnung) die Mitarbeiter sofort erreichen. Idealerweise verfügt das System über Quittungsfunktionen bzw. Lesebestätigungen, die es dem Management erlauben nachzuhalten, wer eine wichtige Mitteilung geöffnet hat. Dies erleichtert gerade im Facility Management die Verantwortlichkeit – etwa wenn neue Compliance-Regeln oder Hygieneverordnungen kommuniziert werden, kann nachvollzogen werden, dass alle Mitarbeitenden sie gelesen haben.

• Branchenspezifische Tools und Integrationen: Ein leistungsfähiges Intranet für Hospitality und Friseur-Services sollte workflowspezifische Funktionen mitbringen. Dazu zählt ein Dienstplan-Modul, in dem Mitarbeitende ihre Schichten einsehen und Tauschanfragen stellen können. In Hotels ist die Anbindung an PMS (Property Management Systeme) oder Task-Management-Lösungen sinnvoll, um z.B. Housekeeping-Aufträge oder Instandhaltungs-Tickets ins Intranet zu integrieren. Einige Plattformen (z.B. hotelkit) bieten eingebaute Aufgabenlisten und Übergabe-Tools, damit Informationen nahtlos von einer Schicht zur nächsten weitergegeben werden. In Friseursalons könnten Schnittstellen zur Terminplanungs-Software oder zur Lagerverwaltung (Produktbestände) nützlich sein. Ein offenes Integrationskonzept (API-Schnittstellen) ist daher Teil des Rahmenkonzepts, um vorhandene IT-Systeme (HR-Software, Buchungssysteme, E-Learning-Plattformen) anzubinden und Doppelarbeit zu vermeiden.

• Usability und Anpassbarkeit: Das ideale Intranet lässt sich individuell auf das Unternehmen zuschneiden. Dazu gehören die Verwendung des Corporate Designs (Farben, Logo) in der Benutzeroberfläche, eine konfigurierbare Navigation nach Organisationsstruktur (z.B. eigene Bereiche für jede Hotelabteilung oder jeden Salonstandort) und flexible Rollen- und Rechtevergaben. Die Benutzerfreundlichkeit bleibt oberste Maxime: Übersichtliche Strukturen, eine leistungsfähige Suchfunktion und ggf. KI-gestützte Empfehlungen (z.B. “häufig gesuchte Dokumente”) helfen den Mitarbeitern, schnell das Gewünschte zu finden. Ein weiterer Aspekt ist die Unterstützung sozialer Interaktion auf freiwilliger Basis: Das System sollte die Unternehmenskultur widerspiegeln und formelle mit informellen Kommunikationsräumen kombinieren (z.B. ein News-Bereich der Geschäftsleitung neben einer Plauderecke für Mitarbeiter).

• Sicherheit und Datenschutz: Schließlich muss ein ideales Intranet höchsten technischen Sicherheitsstandards genügen. Zugriffskontrollen (Login, Berechtigungen) sorgen dafür, dass interne Informationen geschützt bleiben, und eine vollständige Verschlüsselung der Datenübertragung ist Pflicht. Gerade weil die Mitarbeiter oft private Geräte nutzen, müssen Mechanismen wie Mobile Device Management, Passwortrichtlinien und ggf. Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden, um Firmeninformationen zu sichern. Zudem ist die Trennung von Privatem und Beruflichem zu achten – das Intranet soll einen geschützten Raum für arbeitsbezogene Kommunikation bieten, sodass Mitarbeitende keine externen Messenger oder sozialen Medien für dienstliche Zwecke zweckentfremden müssen. Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen (DSGVO) muss bereits im Design berücksichtigt sein, was viele professionelle Anbieter inzwischen explizit garantieren.

Es stellt das vorgestellte Rahmenkonzept sicher, dass das Intranet skalierbar mit dem Unternehmen wächst, für die Endnutzer attraktiv und einfach bleibt und zugleich branchenrelevante Anforderungen erfüllt. Durch eine derartige Plattform wird die interne Kommunikation im Facility Management von Hospitality- und Salonbetrieben auf eine professionelle Basis gestellt, die mit der Dynamik und Dienstleistungsorientierung dieser Branchen Schritt hält.

Die Einführung eines Intranets im Unternehmen ist ein komplexes Vorhaben, das technische, organisatorische und kulturelle Herausforderungen mit sich bringt.

• Technische Herausforderungen: Eine zentrale Frage ist die IT-Integration. Häufig existieren bereits Systeme (z.B. Reservierungs- und Abrechnungssysteme in Hotels oder Terminplaner in Salons), mit denen das Intranet kompatibel sein sollte, um Insellösungen zu vermeiden. Die Umsetzung von Schnittstellen kann aufwändig sein und erfordert Abstimmung zwischen IT-Anbietern. Ebenso muss die technische Infrastruktur gewährleistet sein: In allen Betriebsstätten sollte z.B. stabiles WLAN oder Mobilfunkempfang für Mitarbeitergeräte vorhanden sein, damit die Intranet-App zuverlässig genutzt werden kann. Ein weiterer Punkt ist die Geräte-Strategie: Nicht jeder Mitarbeiter besitzt ein geeignetes Smartphone, oder die private Nutzung für dienstliche Zwecke ist nicht gewünscht. Manche Unternehmen stellen daher Tablets oder Kiosksysteme bereit (z.B. Internet-Terminals im Pausenraum oder im Foyer), um allen den Zugang zu ermöglichen. Dies erfordert Investitionen in Hardware und Wartung. Zudem entstehen laufende Kosten für Software-Lizenzen – in vielen modernen Lösungen richten sich die Gebühren nach der Anzahl der Nutzer. Hier ist abzuwägen, welchen Mehrwert die Plattform bringt, damit das Kosten-Nutzen-Verhältnis stimmt. Datenschutz und IT-Sicherheit stellen ebenfalls Herausforderungen dar: Die Einführung eines mobilen Intranets muss mit der IT-Sicherheitsabteilung und – in Deutschland – oft mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Aspekte wie die Speicherung personenbezogener Daten, Zugriff von außerhalb des Firmennetzes, oder Funktionen zur Überwachung (z.B. Auswertungen, welche Mitarbeiter wie aktiv sind) müssen sorgfältig geprüft und transparent gemacht werden. Nur wenn von Anfang an klar ist, dass das System den gesetzlichen Datenschutzauflagen genügt (Stichwort DSGVO) und Missbrauch ausgeschlossen ist, wird es intern Akzeptanz finden.

• Organisatorische Herausforderungen: Ein Intranet entfaltet seinen Nutzen nur, wenn es in die bestehenden Prozesse eingebettet wird. Eine Hürde ist oft die Initialbefüllung und laufende Pflege der Inhalte. Es muss definiert werden, wer im Unternehmen für die Aktualisierung bestimmter Bereiche verantwortlich ist (z.B. die Personalabteilung für HR-Mitteilungen, die Qualitätsmanager für das digitale Handbuch, Filialleiter für lokale News). Ohne klare Content-Verantwortung verwaist das Intranet oder füllt sich mit veraltetem Material. Dies erfordert organisatorisch Zeit und Disziplin: Verantwortliche benötigen dafür Freiräume in ihrem Arbeitsalltag, und es kann nötig sein, dedizierte Intranet-Administratoren oder Community Manager zu benennen. Ein weiterer Aspekt ist die Prozessgestaltung rund um das Intranet. Beispielsweise sollte definiert werden, welche Arten von Kommunikation künftig ausschließlich über das Intranet laufen (etwa Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Schichtwechsel) und welche Ausnahmen ggf. gelten. Ohne solche Leitlinien könnte Parallelkommunikation entstehen (Mitarbeiter nutzen dann doch wieder WhatsApp-Gruppen oder analoge Notizbücher), was die Effektivität der Plattform untergräbt. Im Facility Management ist die enge Verknüpfung mit operativen Abläufen wichtig: etwa sollte der Prozess der Schichthandübernahme in einem Hotel nahtlos durch das Intranet unterstützt werden, damit dieses wirklich als Arbeitserleichterung wahrgenommen wird. Schulung und Change Management sind ebenfalls organisatorische Themen. Auch wenn moderne Mitarbeiter-Apps intuitiv sind, benötigen viele Mitarbeiter eine Einführung in die Nutzung und vor allem ein Verständnis, warum das neue System eingeführt wird. Hier gilt es, die Belegschaft frühzeitig einzubinden – erfolgreiche Projekte (wie bei Leonardo Hotels) starteten mit Pilotgruppen, um Anforderungen der Mitarbeiter zu erkennen und Vorbehalte abzubauen. Schließlich darf der Rollout in Filialbetrieben nicht alle Standorte auf einmal überfordern: Ein gestuftes Vorgehen (zuerst die Zentrale, dann Region für Region) kann helfen, Kinderkrankheiten zu beseitigen und Best Practices zu verbreiten.

• Kulturelle Herausforderungen: Jede technische Plattform ist nur so gut wie die Bereitschaft der Menschen, sie zu nutzen. Intranet-Einführungen sind daher immer auch Kulturprojekte. Eine offene, vertrauensvolle Kommunikationskultur ist förderlich, während hierarchische oder siloorientierte Kulturen die Partizipation auf dem Intranet hemmen können. Mitarbeitende müssen ermutigt werden, das Intranet als ihren Kommunikationsraum zu begreifen, in dem auch informelle Dialoge erlaubt sind. Insbesondere in traditionell stark kundenorientierten Branchen kann intern eine Haltung bestehen, dass „man redet lieber persönlich miteinander“ oder „dafür haben wir keine Zeit, wir müssen uns um Gäste kümmern“. Diese Denkmuster gilt es durch Change-Management zu adressieren. Es sollte klar kommuniziert werden, dass das Intranet nicht die persönliche Kommunikation ersetzt, sondern ergänzt – es dient z.B. dazu, Kollegen in anderen Schichten oder Filialen zu erreichen, die man eben nicht persönlich treffen kann. Führungskräfte spielen bei der Etablierung der Kultur eine wichtige Rolle: Wenn das Management vorlebt, aktiv auf der Plattform zu kommunizieren (etwa regelmäßige Updates der Hoteldirektion postet oder im Friseursalon Erfolge des Teams lobt), sinkt die Schwelle für Mitarbeiter, es ihnen gleichzutun. Widerstände können auch aus Angst vor Kontrolle entstehen – etwa die Sorge, digitale Kommunikation könnte überwacht oder bewertet werden. Hier hilft Transparenz: Die Einführung sollte von klaren Regeln begleitet sein, was im Intranet dokumentiert wird und was nicht, sowie Zusicherungen, dass z.B. Chat-Inhalte nicht zu Leistungsbeurteilungen herangezogen werden. In Deutschland ist ferner die Einbeziehung des Betriebsrats wesentlich, um solche Regelungen zu treffen und die Akzeptanz zu sichern.

Eine weitere kulturelle Herausforderung ist die Diversität der Belegschaft. In Hotels arbeiten oft unterschiedliche Altersgruppen, Nationalitäten und Qualifikationsniveaus zusammen. Nicht jeder fühlt sich schriftlich gleich gewandt oder will in einem firmenweiten Forum posten. Es braucht also einen inklusiven Ansatz: mehrsprachige Inhalte (bei Bedarf), geduldige Moderation durch Mentoren und das Akzeptieren, dass manche Mitarbeiter das Intranet primär konsumieren statt selbst Inhalte zu erstellen. Auch sollte der Umgang mit der ständigen Erreichbarkeit bedacht werden: Mitarbeiter-Apps ermöglichen theoretisch 24/7-Kommunikation – hier sollte eine Kultur geschaffen werden, die Offline-Zeiten respektiert (z.B. keine Erwartung, dass nachts auf Posts reagiert wird, oder technische Einstellung von “Nicht stören”-Zeiten). Die Service-Ethos-Kultur kann sogar positiv genutzt werden: Wenn Mitarbeiter verstehen, dass eine bessere interne Kommunikation letztlich zu besserem Kundenservice führt (Stichwort: „effiziente Mitarbeiter = zufriedene Gäste/Kunden“), steigt ihre Motivation, das Intranet im Arbeitsalltag zu nutzen.

Es erfordert die erfolgreiche Intranet-Implementierung ein ganzheitliches Management dieser Herausforderungen. Technisch muss das System zuverlässig und datenschutzkonform laufen; organisatorisch müssen Prozesse und Verantwortlichkeiten angepasst werden; kulturell braucht es Change-Management, Schulung und Vorbilder. Nur dann kann das Intranet sein Potenzial als kommunikative Drehscheibe voll entfalten.

• Bedarfsanalyse und Zieldefinition: Starten Sie mit einer klaren Bestandsaufnahme der internen Kommunikationsbedürfnisse. Identifizieren Sie die größten Schmerzpunkte (z.B. wichtige Informationen erreichen das Team nicht rechtzeitig, Wissensverlust durch Fluktuation, ineffiziente Schichtübergaben) und definieren Sie konkrete Ziele, die mit dem Intranet erreicht werden sollen (z.B. 100% der Mitarbeiter erhalten Unternehmensnews binnen eines Tages, Reduktion der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter um X Tage durch digitalen Wissenszugang). Dieser Schritt schafft eine Grundlage, um die passende Lösung zu wählen und später den Erfolg zu messen.

• Mitarbeiter einbeziehen und Akzeptanz aufbauen: Die Implementierung sollte partizipativ gestaltet werden. Beziehen Sie frühzeitig repräsentative Mitarbeitergruppen in die Auswahl der Intranet-Lösung ein – wie im Beispiel Leonardo Hotels, wo 50 Mitarbeiter zwei Lösungen testeten und bewerteten. Solche Piloten liefern wertvolles Feedback zu Nutzerpräferenzen und erhöhen die Akzeptanz, da sich Mitarbeiter ernstgenommen fühlen. Kommunizieren Sie offen über das Warum des Intranets: Verdeutlichen Sie, wie es den Arbeitsalltag erleichtert (z.B. schneller Infos finden, Mitspracherecht haben, flexible Kommunikation trotz Schichtarbeit). Gewinnen Sie Influencer im Unternehmen – engagierte Kollegen oder Filialleiter, die als Multiplikatoren das Intranet vorleben und andere mitziehen.

• Passende Plattform auswählen: Treffen Sie die Wahl der Intranet-Software auf Basis der festgestellten Anforderungen. Achten Sie auf Branchen-Referenzen (gibt es Hotels/Salonketten ähnlicher Größe, die das System erfolgreich nutzen?), auf Bedienfreundlichkeit und mobile Optimierung. Prüfen Sie, ob die Lösung die gewünschten Funktionen mitbringt (News, Chat, Dokumentenablage, ggf. spezielle Module wie Aufgaben oder Schichtplanung) und wie flexibel sie an Ihr Unternehmen anpassbar ist (z.B. mehrsprachige Oberfläche, eigenes Branding). Berücksichtigen Sie auch Sicherheitsfeatures und Datenschutz-Zertifizierungen. Ein Pricing-Vergleich ist sinnvoll, aber denken Sie langfristig: Ein etwas teureres System, das dafür intensiv genutzt wird, kann kosteneffizienter sein als ein günstiges, das brachliegt. Nutzen Sie Testphasen oder Free Trials, um ein Gefühl für die Software zu bekommen, und beziehen Sie den Betriebsrat früh ins Boot, um Zustimmung für die Einführung zu erhalten.

• Schrittweise Implementierung mit Fokus auf Inhalte: Entwickeln Sie einen Implementierungsplan, der phasenweise vorgeht. Beginnen Sie ggf. mit einer Pilot-Abteilung oder einem Standort, sammeln Sie Erfahrungen und justieren Sie nach, bevor Sie das System ausrollen. Parallel zur technischen Einrichtung sollten Sie die Inhalte strukturieren: Legen Sie z.B. die Hauptbereiche im Intranet an (Unternehmensnews, Abteilung X, Filiale Y, Wissen/Handbuch, etc.) und füllen Sie diese zum Start mit einigen wichtigen Informationen. Ein Leerstart ist zu vermeiden – die Nutzer sollten bei der ersten Verwendung bereits nützliche Inhalte vorfinden (aktueller Dienstplan, Begrüßungsnachricht der Geschäftsführung, FAQ für neue Mitarbeiter etc.). Planen Sie Schulungen oder zumindest Trainingsmaterial ein: kurze Erklärvideos oder Guides helfen den Mitarbeitern, sich zurechtzufinden, auch wenn die App weitgehend selbsterklärend ist.

• Kommunikationsprozesse anpassen: Definieren Sie neue Standards für die interne Kommunikation, die das Intranet zur zentralen Drehscheibe machen. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass offizielle Bekanntmachungen nur noch via Intranet erfolgen und Aushänge abgelöst werden. Stellen Sie sicher, dass Vorgesetzte und Schichtleiter diese Regeln kennen und umsetzen – sie müssen z.B. alle relevanten Infos in die Plattform einspeisen und nicht parallel per E-Mail an einzelnen vorbei senden. Ebenso sollten Mitarbeiter ermutigt werden, Fragen oder Ideen über das Intranet zu teilen, anstatt auf informelle Kanäle auszuweichen. Diese Prozessänderungen sollten in Richtlinien dokumentiert und kommuniziert werden, damit klar ist, wie das Intranet in den Arbeitsalltag eingebunden wird.

• Führungskräfte als Vorbilder und Moderatoren: Leadership Commitment ist einer der ausschlaggebenden Faktoren. Facility-Manager und Teamleiter sollten von Anfang an mit gutem Beispiel vorangehen – d.h. selbst regelmäßig Beiträge verfassen (z.B. wöchentliche Updates, Anerkennung von Erfolgen, Antworten auf Mitarbeiterfragen) und in den Diskussionsfunktionen präsent sein. Dadurch signalisieren sie, dass die Plattform wichtig ist und genutzt werden darf. Ernennen Sie ggf. in jeder Abteilung Intranet-Champions oder Moderatoren, die ein Auge auf Fragen oder Probleme im Intranet haben und die Kommunikation dort fördern. Diese können auch Hilfestellung leisten, falls Kollegen Anfangsschwierigkeiten mit der Technik haben.

• Anreizsysteme und Kulturmaßnahmen: Fördern Sie die aktive Nutzung durch positive Anreize. Denkbar sind z.B. Auszeichnungen für die „Idee des Monats“ im Ideenforum, oder Gamification-Elemente (Abzeichen für besonders aktive Nutzer). Zeigen Sie in Meetings Best-Practice-Beispiele aus dem Intranet auf (etwa wie die Filiale X erfolgreich eine Herausforderung über die Plattform gelöst hat) – das motiviert andere zur Nachahmung. Allerdings sollte die Teilnahme freiwillig motiviert sein; vermeiden Sie jeden Zwang, der als Kontrolle wahrgenommen werden könnte. Eine offene Fehlerkultur ist wichtig: Machen Sie klar, dass es in Ordnung ist, Fragen zu stellen oder auch mal etwas falsch zu posten – das Intranet soll ein geschützter Raum sein, in dem Lernen und Austausch im Vordergrund stehen.

• Kontinuierliches Monitoring und Verbesserungen: Messen Sie den Erfolg der Intranet-Einführung anhand der zuvor gesetzten Ziele. Viele Systeme bieten Nutzungsstatistiken, die Einblicke geben, wie viele Mitarbeiter aktiv sind, welche Inhalte beliebt sind etc.. Nutzen Sie diese Daten, um Nachsteuerungsbedarf zu erkennen – wenn z.B. bestimmte Abteilungen kaum teilnehmen, suchen Sie das Gespräch, woran es liegt (fehlende Geräte, unzureichende Schulung, Desinteresse?) und ergreifen Sie Gegenmaßnahmen. Sammeln Sie regelmäßig Feedback der Nutzer: Was finden sie hilfreich, was fehlt ihnen? Oft ergeben sich nach einiger Nutzungszeit neue Ideen, etwa zusätzliche Kategorien oder Funktionen, die man aktivieren kann. Bleiben Sie flexibel und entwickeln Sie die Plattform im Dialog mit den Mitarbeitern weiter. Planen Sie auch die Pflege der Inhalte fest ein: Etablieren Sie einen Rhythmus (z.B. vierteljährlich), in dem Bereichsverantwortliche ihr Intranet-Segment durchforsten und veraltete Informationen aktualisieren oder entfernen, um die Übersichtlichkeit zu bewahren.

• Erfolgskommunikation und langfristige Verankerung: Kommunizieren Sie Erfolge, die durch das Intranet erzielt werden. Wenn z.B. durch einen über das Intranet geteilten Hinweis ein Qualitätsproblem schneller behoben wurde oder ein Vertretungsbedarf rasch gedeckt werden konnte, teilen Sie diese Story unternehmensweit. Das schafft Awareness, welchen Wert das neue Kommunikationsmittel stiftet. Verankern Sie das Intranet schrittweise in allen relevanten Prozessen: Vom Onboarding (neue Mitarbeiter sofort mit dem Intranet vertraut machen – bspw. als Teil des Einarbeitungsplans) bis zur täglichen Schichtübergabe (Checkliste im Intranet). Je mehr das Tool zur selbstverständlichen Arbeitsumgebung wird, desto nachhaltiger ist sein Erfolg.

Durch die Umsetzung dieser Empfehlungen können Führungskräfte im Facility Management das Intranet als Kernelement interner Kommunikation und Koordination etablieren. Im Ergebnis verbessert sich nicht nur der Informationsfluss, sondern auch die Betriebseffizienz und Servicequalität: Mitarbeiter agieren informierter und abgestimmter, was sich in reibungsloseren Abläufen und konsistenter Dienstleistungsqualität niederschlägt. Zudem trägt ein gut implementiertes Intranet zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, da es Transparenz schafft und jedem die Möglichkeit gibt, gehört zu werden – ein entscheidender Faktor gerade in serviceorientierten Branchen, in denen engagierte Mitarbeiter der Schlüssel zum Erfolg sind.