Verbindliche Regelungen für den Betrieb, die Nutzung und die Qualitätssicherung Ziel der anweisenden Dokumentation ist es, klar geregelte und nachweisbare Betriebsbedingungen für Sport- & Fitnessangebote am Arbeitsplatz zu schaffen. Sie bildet die Grundlage für sicheren und regelkonformen Betrieb (u. a. gemäß ArbSchG, DGUV, BetrSichV), klare Zuständigkeiten und Prozesse für Reinigung, Wartung, Zutritt und Kommunikation, einheitliche Nutzungsbedingungen für alle Mitarbeitenden und die Integration in Facility Management, Gesundheitsmanagement und HR. Eine anweisende Dokumentation für Sport- & Fitnessangebote stellt sicher, dass Betrieb, Nutzung und Betreuung transparent, sicher, effizient und rechtskonform erfolgen. Sie ist ein zentrales Element in der Professionalisierung freiwilliger Sozialleistungen, stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und entlastet die Organisation im Tagesgeschäft.
Diese Dokumentation gilt für: alle Sport- & Fitnessbereiche, z. B. Gym, Kursräume, Bewegungszonen, Umkleiden, Duschen, Außenflächen,
digitale Gesundheitsangebote (z. B. Online-Kurse, Trainingsplattformen),
alle Beschäftigten, die diese Angebote freiwillig nutzen,
alle betreuenden und betreibenden Funktionen (HR, FM, Dienstleister, Trainer:innen).
Systembeschreibung Übersicht der vorhandenen Sport- & Fitnessangebote
Beschreibung der Infrastruktur (Flächen, Ausstattung, Öffnungszeiten)
Betreiberstruktur (Eigenbetrieb, Hybridmodell, externes Management)
Digitale Schnittstellen (App, Buchung, Intranet)
Nutzungsbedingungen Zugangsberechtigung: Nur für aktive Mitarbeitende mit gültigem Unternehmenszugang
Nutzungszeiten: werktags von … bis …, am Wochenende … (je nach Standort)
Anmeldung: Buchungspflicht ja/nein, Check-in-System
Nutzungsregeln: Nutzung auf eigene Verantwortung (kein Ersatz für medizinische Betreuung)
keine Weitergabe von Zugängen / Tokens
Sauberkeitspflicht, Rücksichtnahme, Geräteordnung
Kleidung & Verhalten (z. B. Hygiene, Lautstärke, respektvoller Umgang)
Sicherheit & Gesundheitsschutz Unterweisung zum sicheren Gebrauch von Geräten (z. B. durch Einführung oder QR-Code-Videos)
Erste-Hilfe-Konzept (z. B. AED verfügbar? Notrufplan? Ersthelfer benannt?)
PSA-Vorgaben (z. B. feste Schuhe, Handtuchpflicht)
Brandschutz (Fluchtwege, keine Brandlast durch Lagern von Material)
Unfallmeldepflicht (an HR / Arbeitssicherheit)
Hinweis auf Versicherungsschutz (z. B. „im Rahmen freiwilliger Nutzung – keine Dienstunfälle“)
Hygieneregeln Desinfektion von Geräten nach Nutzung
Handtuchpflicht auf Polstern
regelmäßige Reinigung durch FM / Dienstleister
Lüftungskonzept, ggf. CO₂-Ampeln
Verhalten bei Krankheitssymptomen (Ausschlussregelung)
Sonderregelungen bei Pandemielagen (z. B. reduzierte Raumbelegung)
Betreuung & Trainer:innen Qualifikationsanforderungen (z. B. Lizenznachweis, Erste Hilfe)
Verhaltensregeln gegenüber Nutzenden
Dokumentation von Kursinhalten und Teilnehmerzahl
Einhaltung des vereinbarten Kursformats und Zeitrahmens
Kommunikationsweg bei Kursausfall oder Raumänderung
Wartung & Betrieb Zuständigkeiten für Gerätepflege und Sichtprüfung (z. B. täglich durch FM)
Wartungszyklen (nach Hersteller oder DGUV-Vorgaben)
Defektmeldungssystem (digital per QR oder via App/Intranet)
Sperrung defekter Geräte bis zur Reparatur
Dokumentation im CAFM-System oder Prüfbuch
Kommunikation & Feedback Ansprechpartner bei Fragen (HR, Gesundheitsmanagement, Technik)
Verlinkung zur Buchungsplattform
Infokanal für Kursänderungen, Störungen, Events
Feedbackfunktion zu Kursen / Räumen / Angeboten
Regelmäßige Auswertung der Rückmeldungen zur Weiterentwicklung
Datenschutz & IT-Sicherheit Klare Definition: keine Gesundheitsdaten werden erfasst
Anonyme Buchung möglich, außer bei zertifizierten Präventionskursen
Feedback anonym oder pseudonymisiert
Einhaltung der DSGVO bei App-Nutzung, Login, Tracking-Funktionen
Ergänzung durch: Raumpläne,
Kursübersichten,
Erste-Hilfe-Plan,
Wartungskalender
