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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Sport- & Fitnessangebote für Mitarbeitende – Prozessoptimierung

Facility Management: Hospitality » Sportverein » Prozessoptimierung

Effizienz, Qualität und Nutzerzentrierung durch klare Strukturen und digitale Unterstützung

Effizienz, Qualität und Nutzerzentrierung durch klare Strukturen und digitale Unterstützung

Ein Konzept beschreibt die systematische Optimierung aller relevanten Prozesse im Zusammenhang mit Sport- & Fitnessangeboten für Mitarbeitende. Dabei geht es um vereinfachte Abläufe für Organisation und Nutzung, digitale Unterstützung, Ressourcenschonung und qualitätsgesicherte Weiterentwicklung im Regelbetrieb. Das Ziel ist ein einfach zu nutzendes, professionell betreibbares, messbar wirksames Gesundheits- und Bewegungsangebot am Arbeitsplatz.

Ein systematisch optimiertes Sport- & Fitnessangebot ist kein organisatorischer Zusatzaufwand, sondern ein steuerbarer Servicebereich, der mit digitalen Tools und klaren Prozessen effizient betreibbar, nutzerfreundlich und strategisch wirksam wird – für Gesundheit, Motivation und Arbeitgeberattraktivität.

Typische Herausforderungen im Ist-Zustand

  • Manuelle Kursverwaltung (z. B. Listen, E-Mails)

  • Unklare Zuständigkeiten für Flächen, Technik, Kommunikation

  • Geringe Sichtbarkeit der Angebote

  • Keine zentrale Datenbasis (Nutzung, Feedback, Kursauslastung)

  • Hoher Koordinationsaufwand bei kurzfristigen Änderungen

  • Keine systematische Evaluation oder Steuerung

Zielbild eines optimierten Betriebs

Merkmal

Zielzustand

Buchung & Check-in

100 % digital via App oder Intranet

Flächen- & Kursverwaltung

zentral gesteuert, mit Echtzeitverfügbarkeit

Kommunikation

automatisiert, zielgruppenspezifisch (z. B. Push bei Kursausfall)

Qualitätskontrolle

über Feedbacksystem & definierte Servicekennzahlen

Monitoring & Reporting

Dashboard-basiert mit Auswertung pro Standort, Kursart, Nutzungsgruppe

Wartung & Sicherheit

automatisiert erinnert, dokumentiert, im CAFM integriert

Buchungs- & Teilnehmermanagement

Thema

Maßnahme

Kursbuchung

Digitale Plattform (App oder Webportal) mit Echtzeit-Anzeige

Zugangskontrolle

QR-Code / NFC-Check-in an Kursraum oder Gerät

Auslastungssteuerung

Automatisches Schließen bei max. Kapazität

Warteliste & Storno

Automatische Nachrückerfunktion, Storno mit Frist

Nutzungsstatistik

Export als CSV/Dashboard für BGM & HR

Ressourcen- & Raumplanung

  • Digitale Belegungskalender für Kursräume

  • Schnittstelle zu FM (Raumreinigung, Technikprüfung)

  • Synchronisierung mit Outlook-Kalender (optional)

  • Nutzung von QR-Codes an Räumen für aktuelle Belegung & Regeln

Kommunikation & Motivation

Aufgabe

Optimierung

Kursinfo

automatisch mit Bild, Beschreibung & Trainerprofil

Reminder

Push-Nachricht oder E-Mail vor Kursbeginn

Motivation

Challenges, Fortschrittsanzeige, digitale Badges

Feedback

Kurzes Post-Kurs-Feedback (3 Klicks + Freitext)

Wartung & Sicherheit

  • Integration in CAFM / Wartungssystem: Geräteprüfzyklen, Reinigung, Sicherheitseinweisungen

  • Sichtprüfung via digitaler Checkliste durch FM-Team

  • Störmeldung via QR-Code am Gerät (z. B. „Gerät defekt – melden“ mit Foto)

Erfolgsmessung & Weiterentwicklung

KPI

Zielwert

Kursauslastung

≥ 75 %

Wiederbuchungsrate

≥ 60 %

Feedback-Zufriedenheit

≥ 4,5 / 5

Beteiligungsquote

≥ 25 % der Belegschaft / Jahr

Störungsrückmeldung (gelöst in ≤ 48 h)

≥ 90 %

Rollen & Zuständigkeiten

Funktion

Aufgabe

Kurskoordination (HR / BGM)

Planung, Kommunikation, Dienstleistersteuerung

Facility Management

Raumzustand, Reinigung, Technik

IT / Intranet-Team

Systempflege, Schnittstellen

Trainer / Anbieter

Durchführung, Qualität, Rückmeldung

Mitarbeitende

Nutzung, Feedback, Mitgestaltung

Digitalisierung & Schnittstellen

  • Plattformintegration mit SSO (Single Sign-On)

  • Verknüpfung mit Benefits-Portalen / Kalender

  • Schnittstelle zu CAFM, HR-Systemen, Zutrittskontrolle

  • Verfügbarkeit mobil & im Intranet